マンションQ&A

管理会社が何もしてくれない。どうしたらよいのか

A. 「何もしてくれない」ではなく、「何をしてくれない」のか調べましょう。

解説

 管理会社は、管理組合と管理委託契約により、業務を行っている会社です。あくまでも管理会社と管理組合は、契約関係に基づいて動いていますので、両者の関係の基本は契約の有無により判断します。賢い管理組合としては、何もしてくれないと不満をぶつけるのではなく、「何をしてくれないのか」を分かってから、管理会社と交渉すべきです。「何をしてくれないのか」をはっきりして管理会社と交渉して、管理組合にとって不満が残る場合は、管理会社の変更を選択することもできます。

ポイント

◎ 管理会社の選定基準  理事会では、現在の管理会社に不満があり、管理会社を「変更」したいと考えたとしても、区分所有者には、管理会社に対して理事ほどの危機感を持っていないのが通常です。そんな状況で、管理会社変更を持ち出すと、一般区分所有者から、時期尚早であるなど、疑問を持たれることがあります。そこで理事会としては、管理会社の変更を考えたとしても、「変更」とはせずに、管理会社の「選定」というスタンスで、他の管理会社とコンタクトをとることのほうがスムーズに管理会社の見直しができます。もちろん「選定」ですから、今の管理会社も同一条件で見積りに参加してもらいます。

管理会社見直しの作業スケジュール

1  今の管理会社との関係を見直すことを理事会で検討し広報しておく。

 いきなり管理会社から見積りを取ります、という広報をするのではなく、見直しに至った経緯から順番に説明をして、充分な広報をします。区分所有者に管理会社の推薦を依頼する場合は、この段階で、公募のお知らせをしておくと後がスムーズになります。

2  今の管理会社との関係を整理する。

 標準管理委託契約書に準じた契約である限り、期間満了で管理会社の選定を行う場合は、書面による通知などはいりませんが、契約期間中の管理会社選定であれば、新契約締結予定月より3ヶ月前までに書面にて、解約の通知を行う必要があります。今の管理会社との契約書を確認してください。

3  見積りや依頼する管理会社を選択する。

 受託棟数や、管理業務主任者数、経営の健全性など、管理を委託するのに適当と思われる条件を設定して、見積りを依頼する会社を数社選択しましょう。区分所有者に対して公募した管理会社も、理事会で決定した条件により、見積りを提出してもらうかどうか判断しましょう。

4  見積りを依頼する。

 自分たちの管理組合が管理会社に何を依頼したいのかを明確にして、見積りを依頼します。重要なことは、見積りは同一条件で取るということです。同一条件でなければ、各会社を比較・検討することはできません。

5  プレゼンテーションを実施する。

 見積り応募会社から、プレゼンテーションをしてもらう会社を2~3社選択します。プレゼンテーションは、理事会だけでなく、区分所有者全員が出席できる状況にして開催しましょう。

6  プレゼンテーションで1社を選び、総会で新管理会社の承認を得る。

 総会で、数社の中から1社選ぶという方法もありますが、 ・ 区分所有者に選んでもらうと、票が割れ、過半数が取れない可能性がある。 ・ 管理会社の選択は、日頃管理運営に携わっている理事会が行うことで一番適切な選択ができる。  と考えられますので、プレゼンテーションでの区分所有者の意見も参考にして理事会で一社選択し、総会に提案することがよいと思われます。管理会社との契約は、総会決議事項です。

7  新管理会社との引継ぎ、契約

 総会で新しい委託契約への承認をもらった後は、新契約についての重要事項説明を実施し契約を締結しましょう。委託管理会社が変更になる場合は、前の管理会社が保管していたものがあればすべて返却してもらいます。良い機会ですから、管理組合財産の棚卸しをしてみてはいかがでしょうか。

上手なマンション管理

 管理会社選定でもっとも重要なのは、管理会社に何をしてもらうか(管理委託契約書の内容の吟味)をはっきりさせること、一切の手続きをオープンにして活動することです。管理会社は、管理組合の運営において、素人では分かりにくい管理上の専門知識を提供し、複雑な業務の代行を行うなど、管理組合にとってはなくてはならない存在です。管理会社をパートナーとして、上手にマンション管理を行っていきましょう。

チェックポイントその1  良い管理会社とは、管理組合との相性もあるが、客観的な事項としては何か。

      国土交通省の登録業者であること

      高層住宅管理業協会に入会していること

      建物・設備の保守・点検を実施する専門的能力・組織力を持っているか

      業務実施に基礎となる仕様書や、作業基準が整備されているか。(清掃回数や場所など細部まで示しているか。)

      会計報告に間違いはないか

      会計決算及び点検、補修などの報告は、迅速・正確か

      管理業務主任者の数は適正か

      水漏れや機械類の故障など緊急時の即応体制はあるか

      管理組合運営や長期修繕計画に対するアドバイス能力はあるか

      管理委託料の内訳を示し、その根拠を提示できるか

 などが、判断基準となります。  最近は、管理会社社員の使い込みや、管理会社の民事再生手続き開始等が多発しているせいか、管理会社自体の自己資本率等を気にする管理組合も増えてきました。  管理会社が民事再生手続きを開始したとしても、直ちに管理組合が困るわけではありませんが、やはり気が重いことです。また、管理委託料が安い管理会社に委託したのはよいが、会社の資本力がなく、会社自体が管理組合の財産を使い込んだなどという事態になったら大変です。  よって管理会社選定の際は、管理会社自体の健全性もよく検討しましょう。

チェックポイントその2  なんでも管理会社任せにしない。

 滞納者への対応を管理会社にすべて任せきりにしていると当事者意識が薄くなり、先送りして事態を悪化させます。  管理組合と管理会社で締結している管理委託契約書の内容を確認してみてください。業務内容の項目に「管理費等滞納者に対する督促(とくそく:支払いをうながすこと)」があり、その中の業務実施要領を要約すると、「支払期限後3ヶ月(管理会社によっては6ヶ月)の間は支払の督促は行うが、管理費等を滞納する組合員が支払わない時は、その後の督促業務は終了する」と記されている。つまり、3ヶ月間で回収できない場合は、管理組合が責任を持って対応しなければならないようになっています。

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ご挨拶

代表取締役 柳田基浩

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