マンションQ&A

管理組合役員としての業務内容は

管理組合の役員には理事と監事があります。理事は理事会を構成するメンバーとなり、理事長や副理事長は理事の中から選ばれるのが一般的です。理事会は、管理組合総会で決議された事項や管理規約に定められている事項を行ったり、管理組合の基本的な運営方針の検討や計画を行う機関でもあります。

解説

 それぞれの役員には、業務内容ごとに役割が分担されており、大きな問題以外は、その職務の責任の範囲内で業務が処理されていきます。役員のうち監事については、理事の業務執行と管理組合の会計に関することについて監査する役割を担っており、理事会に出席して意見を述べることはできますが、理事会の議決の中に加わることはできません。

ポイント

1  標準管理規約が規定している役員の職務

◎    標準管理規約(単棟型)第3節 役員


(理事長)
第38条 理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
3 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
4 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

 

 

(副理事長)
第39条 副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときには、その職務を行う。

 

(理事)
第40条 理事は、理事会を構成し、理事会の定めるところに従い、管理組合の業務を担当する。
2 会計担当理事は、管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う。

 

(監事)
第41条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
2 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
3 監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。

2  標準管理規約が規定している理事会の議決事項

 標準管理規約には、理事会の議決事項については次のとおり定めています。

  標準管理規約(単棟型)第5節 理事会

 

 (議決事項)

第54条 理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。

一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案

二 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案

三 長期修繕計画の作成又は変更に関する案

四 その他の総会提出議案

五 第17条に定める承認又は不承認

六 第67条に定める韓国又は指示等

七 総会から付託された事項

3  理事会の開催

 一般的に理事会は、理事長の招集によって月1回程度定期的に開催され、管理費等の徴収状況の確認、総会開催の準備作業、管理組合の広報活動、管理業務委託している管理会社との問題の解決などと、管理組合の業務を執行するための具体的な意思決定を行っています。

4  理事会の広報活動

 マンション住民や区分所有者に対し管理組合の活動状況を広報することは、理事会の重要な役割です。理事会で協議した内容や連絡事項を速やかに伝えることにより、円滑な運営やコミュニティ形成に役立ちます。そうした情報は、マンション内の掲示板に貼りだしたり、広報誌を作成して対応するなど、組合員との情報共有は大切にしなければなりません。

チェックポイントその1  独断専行する理事長、たくさん工事を計画する理事長

 独断専行するタイプの人が理事長になってしまうと、民主的な理事会運営ができずに協調性が失われていきます。自分の意見を通すあまり、反対者の意見にも耳を傾けず、感情的な対立に発展する恐れがあります。さらに感情的な対立が続くと重要なことも決まらず、管理組合運営に支障をきたします。
また、最近はやたらと工事を実施する理事長も目立つようになりました。ほとんどの管理組合は多額の修繕積立金を持っています。理事長任せの運営をしているうちに、知らないうちに修繕積立金が減っていく可能性もあります。
管理会社任せの運営も良くありませんが、くじ引きや安易な立候補者への理事長職委任も考え直す必要があります。

チェックポイントその2  総会で決議をとることができない

 理事長が総会を招集したときは、総会の議長は理事長が務めます(マンション標準管理規約第42条第5項)。最近目立つようになっているのは、声の大きい反対発言者の意見に押されて議長である理事長が議案の採決を行わないケースです。  組合員からの意見表明や繰り返しされる質問によって、予定時間をオーバーしてしまい議案の採決までに至らないケースがあります。議案をスムーズに進行するためには、事前の準備として総会のリハーサルを行い、総会進行シナリオを用意するなど、理事会で役割分担をして対応にあたりましょう。

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ご挨拶

代表取締役 柳田基浩

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