マンションQ&A

管理組合が総会を開催する理由は

区分所有法において、管理者は少なくとも毎年1回は集会を招集しなければならず(区分所有法第34条)、毎年1回は組合員(区分所有者)に対して事務に関する報告もしなければなりません(区分所有法第43条)。この総会は、管理組合の最高意思決定機関とも呼ばれ、理事会が提案した「事業報告及び決算報告」「事業計画及び収支予算」「役員選任」などの各議案について審議を行い、議案ごとに組合員で決議します。

解説

 総会には「通常総会」と「臨時総会」の2種類があります。通常総会は、新会計年度開始後2ヶ月以内に組合員を招集して、毎年1回開催します。これは、次期会計年度の収支予算の承認を得る必要があるからです。その他で、組合員が組合員総数及び議決権総数の5分の1以上の同意で、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は臨時総会を開催しなければなりません。また、監事が管理組合の業務の執行や財産の状況について不正があるとしたときも臨時総会を招集することができます。

ポイント

1  第1回目の総会開催時期

 一般的に新築マンションの設立総会は、全住戸が完売している場合だとすぐに開催されますが、売れ残り住戸が多くある場合は、開催する時期が少し遅れることもあります。ただし、いつまでたっても第1回目の総会が開催されないときは、マンションを管理している管理会社に問い合わせてみるべきです。

2  総会開催日と招集の発送時期

 総会を開催する日時を決定するときは、理事会の都合に合わせるのではなく、そこに住んでいる組合員が参加しやすい曜日と時間を設定するようにしてください。そして総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の1週間前までに会議の日時、場所と目的を示して組合員全員に対して通知しなければなりません(区分所有法第35条)。ただし標準管理規約ではこれを2週間と定めています(マンション標準管理規約第43条)。全区分所有者への周知を考えれば、議案書はできるだけ早く発送したほうがようでしょう。

3  総会資料の内容のチェック

 毎月負担しているお金が有効に使われているか確認するため、総会資料の中にある決算書には必ず目を通して下さい。また、記載事項に疑問点があるとしたら総会で質問し確認することです。毎年総会へ出席すれば、しだいに管理組合運営についても知識が深まってきます。

4  総会開催の注意点

 総会は管理組合にとって重要な問題を決めていくため、総会後決議の無効が裁判で争われたりと、トラブルの発生が多くあります。せっかく総会を開催して決議したものが無効にならないように、気をつけて運営しましょう。

5  総会決議が無効になる恐れがある場合とは

・ 小集権のない者が招集した場合 ・ 招集通知の期間に違反した場合 ・ 区分所有者の一部又は全部に通知しなかった場合 ・ 通知の内容に不備があった場合(日時・場所・議題・議案の要領の不備又は法律の定めの要件を逸脱した場合) ・ 占有者への掲示や期日に不備があった場合
 以上の総会招集手続きでトラブルがあった場合には、総会決議が無効となる場合もあるので、十分に注意して手続きを進めなければなりません。

チェックポイント  一語一句の議案録は、議案録としてふさわしくありません。

 問題が多いマンションで、のちのトラブルを避けるため、と言ってすべての発言を記載した議案録を作成している管理組合がありました。

 しかし議案録は、一見して何が決まったかわかるよう書くべきであり、何ページも熟読してやっと意味がわかるような議案録は議案録としてふさわしくありません。

 また、テープ起こしをして正確に記録を残そうとしても、聞き取れなかったり、誰が発言したのかわからない発言もあり、厳密に一言一句の議案録を作成することは困難です。


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ご挨拶

代表取締役 柳田基浩

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